Règlements généraux

 

Nom

Étant les règlements généraux de la corporation ayant la dénomination sociale de CLUB DES BEAUX SENTIERS constituée en vertu de la partie 3 de la loi sur les compagnies par la lettre patente émise en date du 13 mars 2000.

 

Siège social

Situé à l’adresse civique que déterminent les membres du conseil d’administration

 

Affiliation

La corporation est reconnue par ChevalQuébec.

 

Buts et objets

  1. Promouvoir l’attelage de loisir, plus particulièrement celui du traîneau tiré par des chevaux, dans la région regroupant les municipalités de St-Agapit,St-Apollinaire.
  2. Favoriser les activités diverses de ce loisir en plein air et la poursuite de l’excellence en ce domaine.
  3. Établir et administrer un club social et sportif pour la récréation et la détente de l’esprit et du corps de ses membres et de leurs invités.
  4. Fournir des services de toute nature en relation avec les précédents buts de la corporation.

 

Membre

On entend par membre, toute personne physique, ayant payé sa cotisation de la corporation. La carte familiale comprend : le père, la mère et les enfants de 18 ans et moins résidants à la même adresse civique

 

Cotisation

Les cotisations annuelles ou autres qui doivent être payées à la corporation par les membres sont déterminées au besoin par le conseil d’administration qui établit aussi les dates d’échéances.

 

Suspension ou expulsion

Les membres du conseil d’administration peuvent suspendre ou expulser un membre dont la conduite est jugée préjudiciable au Club ou qui enfreint les règlements de celui-ci. Lemembre doit être informé 10 jours à l’avance par lettre recommandée de la date, du lieu et de l’heure de l’audition où il lui sera permis de se faire entendre. La décision des membres dirigeants est finale et sans appel. La suspension ou l’expulsion d’un membre ne donne pas droit au remboursement de la cotisation annuelle.

 

Conseil d’administration

Composition

Le conseil d’administration est composé de 7 administrateurs. Ce nombre peut être modifié conformément à l’article 87 de la Loi sur les compagnies.

 

Éligibilité

Tout membre en règle de la corporation peut être élu lors de l’assemblée générale annuelle des membres.

 

Terme d’office

Le mandat des administrateurs est de deux ans, quatre (4) se terminent aux années impaires et trois (3) aux années paires.

 

Attribution

Le conseil d’administration gère les affaires de la corporation, exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par la Loi des compagnies de la province du Québec. Il voit à prendre une police d’assurance qui couvre la corporation.

 

Démission

Tout membre dirigeant peut démissionner en adressant un avis écrit au président et/ou au vice-président. Telle démission prend effet à la date de la réception. Tout matériel appartenant au Club doit être remis au siège social lors d’une démission

 

Poste vacant

Les postes devenus vacants sont comblés par le conseil d’administration. Le nouvel administrateur termine le mandat de celui qui le remplace.

 

Désignation des officiers

Le conseil d’administration choisit, parmi ses membres, les officiers suivants : un/une président(e), un/une vice-président(e), un/une secrétaire, un/une trésorier(ère) et trois (3) directeurs(trices)

 

Tâches et fonctions des officiers

Outre les tâches et fonctions qui leur sont dévolues en vertu de la Loi sur les compagnies et du présent règlement, les membres dirigeants du Club exercent les tâches et fonctions suivantes :

  1. Président(e)
  • Il/elle préside toutes les assemblées et peut être appelé(e) à siéger sur tous les comités.
  • Il/elle voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration et remplit toutes les autres fonctions qui lui sont assignées par le conseil d’administration et par les présents règlements.
  • Il/elle est un(e) des signataires des chèques et autres effets du Club.
  1. Vice-président(e)
  • Il/elle remplace le/la président(e) lorsque ce/cette dernier(ère) est incapable d’agir
  • Il/elle exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le Conseil d’administration
  1. Secrétaire
  • Il/elle assure le suivi de la correspondance du Club et a la charge du secrétariat et des registres du Club.
  • Il/elle prépare avec le/la président(e), les avis de convocation et les ordres du jour des assemblées du Club et en dresse les procès-verbaux
  • Il/elle exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le Conseil d’administration
  1. Trésorier(ère)
  • Il/elle est le/la responsable de la gestion financière et s’assure de la bonne tenue des livres comptables du Club
  • Il/elle prépare à la fin de chaque année financière le rapport financier du Club et le présente à l’assemblée générale
  • Il/elle est le signataire avec le/la président(e), des chèques et effets de commerce du Club.
  • Il/elle exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le Conseil d’administration
  1. Directeur(trice)
  • Il/elle favorise une bonne diffusion de l’information entre les membres et le Club et agit comme médiateur(trice) en cas de différend entre les membres
  • Il/elle est présent(e) aux réunions du conseil d’administration et des assemblées générales
  • Il/elle apporte un appui au Club lors des activités et lors de la préparation des sentiers.
  • Il/elle s’occupe de la vente des cartes de membres
  • Il/elle exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le Conseil d’administration

 

Rémunération des administrateurs

Aucun administrateur ne sera rémunéré. Toutefois, le conseil d’administration peut établir un politique de remboursement des frais encourus dans l’exercice du poste d’administrateur

 

Assemblées

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire.

Les assemblées sont convoquées par la/le secrétaire soit sur requête du président ou d’un des membres du Conseil.

Le quorum à toute assemblée du conseil d’administration est fixé à quatre (4) membres.

Toutes résolutions sont adoptées à la majorité simple des voix. Le président ne vote qu’en cas d’égalité des voix.

Tous les membres en règle et leurs invités peuvent assister aux assemblées du conseil d’administration. Cependant, seuls les administrateurs ont droit de parole et de vote : cependant, le conseil d’administration peut, suite à une résolution, accorder le droit de parole aux membres et invités pour la durée entière ou une partie de l’assemblée.

 

Signature des documents 

Tous les chèques, billets, lettres de change et autres documents pour le compte de la corporation, doivent être signés, tirés ou endossés par le/la président(e), par le/la trésorier(ère) et par toute autre personne désignée à cette fin par le conseil d’administration.

 

Institution financière

Le conseil d’administration détermine, par résolution, l’institution financière avec laquelle la corporation transige

 

Exercice financier

L’exercice financier débute le 1er août d’une année et se termine le 31 juillet de l’année suivante.

 

Vérification

Les livres comptables et états financiers de la corporation sont vérifiés par le vérificateur désigné, entre l’expiration de l’exercice financier et l’assemblée annuelle des membres.

 

Règlements du Club (Code d’éthique)

En tout temps, conduire son attelage avec courtoisie et à une vitesse contrôlée.

Ne rien abandonner dans les sentiers, qui n’est pas biodégradable et en informer les invités lors des activités

Dépasser le traîneau qui précède, seulement après en avoir averti le conducteur; le faire en gardant la gauche et à l’allure du « pas » autant que possible.

Lors des dépassements, les attelages « en double » devraient s’immobiliser afin d’éviter les risques d’accrochage

Toute circulation, dans les entrées privées, doit se faire à l’allure du « pas ».

Utiliser le relais avec savoir-vivre; effacer toute trace de visite laissée par les chevaux.

Considérer les sentiers tels que balisés, comme un environnement à respecter intégralement

En tout temps, la surfaceuse a priorité, il faut lui libérer le passage.

Aucun chien dans les sentiers, mais ils peuvent vous accompagner dans la carriole.

 

Assemblée générale annuelle des membres

L’assemblée générale annuelle des membres de la corporation est tenue à la date déterminée par le conseil d’administration au moins une fois au cours de chaque année civile.

Cette assemblée est tenue à l’endroit fixé par le bureau de direction

Cette assemblée reçoit tous les rapports inscrits à l’ordre du jour tels que résolus au préalable par le conseil d’administration.

L’assemblée générale annuelle élit les membres du conseil d’administration

Cette assemblée formule toutes les résolutions qui seront considérées par la suite par le conseil d’administration

 

Avis de convocation

Le/La secrétaire convoque les membres de la corporation par un avis écrit au moins quinze (15) jours avant la date prévue pour l’assemblée générale

L’avis stipule la date, l’heure et l’endroit de ladite assemblée. Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, l’avis mentionne aussi de façon précise les objets de ladite assemblée.

La présence d’un membre à une assemblé générale sert de défaut d’avis quant à ce membre

 

Quorum

Une assemblée générale légale comprend un minimum de 20 membres actifs et en règle qui sont présents suite à une convocation en bonne et due forme.

 

Vote

Seules les personnes physiques, membres actifs et en règle de la corporation ont droit de vote

Le membre actif et en règle n’a droit qu’à un seul vote et ne peut pas voter par procuration

La votation se fait par scrutin ouvert, mais, sur demande d’au moins cinq (5) membres, le président de l’assemblée accorde le droit au vote secret.

 

Ordre du jour

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle des membres comporte les points suivants :

  1. Ouverture de l’assemblée
  2. Identification des membres et personnes présentes
  3. Vérification de la régularité de l’avis de convocation
  4. Présentation et approbation de l’ordre du jour
  5. Lecture et approbation du procès-verbal de la dernière assemblée générale des membres
  6. Rapport du président
  7. Présentation et approbation du bilan financier
  8. Rapports des comités et/ou officiers
  9. Examen et adoption (s’il y a lieu) des amendements aux règlements généraux
  10. Varia
  11. Nomination d’un président, d’un secrétaire et de deux (2) scrutateurs d’élection
  12. Élection du conseil d’administration
  13. Ajournement temporaire de l’assemblée générale des membres afin que le nouveau conseil d’administration procède à une assemblée de conseil d’administration aux fins de nomination des officiers
  14. Présentation des officiers
  15. Allocution du nouveau président
  16. Nomination d’un vérificateur
  17. Levée de l’assemblée

 

Assemblée générale spéciale

Les assemblées générales spéciales ont lieu aux dates, heures et lieux fixés par le conseil d’administration. Il est loisible au président de la corporation ou au conseil d’administration selon le cas, de convoquer de telles assemblées selon les exigences des circonstances. Le/la secrétaire de la corporation est aussi tenu(e) de convoquer une telle assemblée à la demande écrite et signée par au moins dix pour cent (10%) des membres actifs

 

Amendements aux règlements généraux

 

Avis de motion

Tout amendement aux règlements généraux doit faire l’objet d’un avis de motion fournis par écrit au secrétaire de la corporation au moins sept (7) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres. Cet avis de motion fait partie de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle des membres qui est appelée à voter sur les amendements proposés

 

Application

Les démarches visant à faire modifier les règlements généraux selon les amendements adoptés débuteront aussitôt que possible après l’assemblée générale annuelle des membres